Главное - не паниковать)
Во-первых, они перезвонят. Если не перезвонят, можно позвонить самой, если исходящие не очень дорогие.
Во-вторых, они же не завтра вас в протокол позовут, а в ближайший цикл. А если протокол длинный намечается, то в конце ближайшего цикла, так что все успеете. Вы же в Италии не на месяц?)